Arbeitsvertrag und digitale Unterschrift: Das ist wichtig!
Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe effizient gestalten, erarbeiten sich Wettbewerbsvorteile. Das gilt auch für den Bereich der Human Ressources. Während Betriebe rund um Jobausschreibungen und den darauf folgenden Bewerbungsprozess schon verstärkt digital arbeiten, sind bezüglich der Unterschrift unter den Arbeits- oder Ausbildungsvertrag nicht selten Unsicherheiten vorhanden.
Darf auch solcher Vertrag digital unterschrieben und gesendet werden? Oder verbieten dies bestimmte rechtliche Bestimmungen? Was müssen Verantwortliche aus dem HR-Department beachten, um digitale Signaturen einzusetzen, und welche Softwarelösungen unterstützen rechtskonforme Unterschriften? – Dieser Beitrag fasst das Wichtigste zusammen.
Wieso digitale Signaturen verwenden?
Einen wertvoller Vorteil von digital unterschriebenen Dokumenten stellt der vergleichsweise erfreulich rasche Signaturprozess dar. Ein Beispiel: Um einen Arbeitsvertrag klassisch durch Unterschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu besiegeln, sind einige aufwändige Tätigkeiten nötig. So müssen beide Parteien den Vertrag nach der manuellen Unterschrift postalisch verschicken. Dies nimmt gewisse Zeit in Anspruch und verursacht auch Papier- und Portokosten.
Durch den Einsatz von digitalen Signaturen bietet beiden Vertragspartnern zeitliche und finanzielle Vorteile. Außerdem profitiert auch die Umwelt, denn sowohl Papierberge werden reduziert als auch Nachteile von postalischer Beförderung – vor allem Treibstoffkosten. Durch digitale Vertragsunterschriften sind Arbeits- und Ausbildungsverträge auch virtuell speicherbar, was auch das Archiv des jeweiligen Betriebs entlastet.
Digitale Signatur und das Recht
Deutsche Unternehmen dürfen digitale Signaturen einsetzen, um das Vertragswesen flexibel und plattformunabhängig umzusetzen. Dies gestatten das Bürgerliches Gesetzbuch und die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union. Das bundesdeutsche BGB verweist auf den Grundsatz der Formfreiheit, der bestimmte Verträge und rechtsrelevante Handlungen – beispielsweise den Arbeitsvertrag, aber ausdrücklich nicht dessen Kündigung betrifft. Auch befristete Arbeitsverträge oder solche, deren Gegenstand ein Teilzeitjob sind, bedürfen einer klassischen händischen Unterschrift.
Das europäische Recht vertritt die Ansicht, dass diverse Arten von Signaturen unterschiedliche Sicherheitsbestimmungen haben sollten. Deshalb beschreibt die eIDAS drei unterschiedliche Kategorien von Unterschriften.
ES: Rund um die elektronische Signatur kennt das Gesetz keine aufwändigen Anforderungen. Ob Scan plus Einfügen von Unterschrift oder Fingersignatur per Touchpad – diese Signaturen sind unkompliziert umsetzbar und per Mail versendbar. Diese Art von Signatur ist für den klassischen Arbeitsvertrag bereits ausreichend und gültig.
FES: Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfordert als zusätzlichen Sicherheitsstandard, dass Unterzeichnende exakt zuzuordnen sind und Fälschungen unmöglich sind. QES: Die qualifizierte elektronische Signatur bietet das höchste Sicherheitsniveau, weil durch einen spezialisierten Dienstleister ein zusätzliche Zertifikat die Echtheit von Signaturen bestätigt. Solche Unterschriften sind genauso sicher und rechtlich ebenso eingeordnet wie manuelle Signaturen.
Gut zu wissen: Das seit August 2022 geltenden novellierte Nachweisgesetz erlaubt digitale Signaturen, verlangt aber, dass neue Mitarbeiter zum Ende ihres ersten Arbeitstages die Vertragspapiere erhalten.
Digitale Signatur – leicht erstellt
Durch spezielle Software für digitale Unterschriften sind diese leicht zu erstellen. Das Programm führt den Nutzer durch den Unterzeichnungs- und Sendevorgang. Alle wesentlichen Sicherheitsstandards sind selbstverständlich umgesetzt.
Digitaler HR-Workflow – Umstieg lohnenswert?
Human Ressource sind eine der Unternehmensbereiche, die vom digitalen Workflow besonders profitieren. Das betrifft die digitale Signatur. Es betrifft aber auch den Nutzen von digitalen Mitarbeiterakten. Druck- und Scanarbeiten – inklusive
des Papierverbrauchs und des Zeitaufwands sind ebenso verzichtbar wie manuelle Archivierung.
Gut zu wissen: Rund um den Bewerberprozess erweist sich die moderne Digitalisierung oft als Vorteil. Denn potenzielle Arbeitnehmer oder Auszubildende schätzen solche professionellen und schnellen Abläufe. Bewerbungsverfahren und Arbeitsverträge sind als Teil des HR-Dokumentenmanagements leicht virtuell abzuwickeln. Hohe Effizienz und Rechtssicherheit, die den berühmten Unterschied macht.
